Het komt vaak voor dat voorschotten worden gefactureerd voor bestellingen, leveringen of diensten.
Voor de verkoper zijn ontvangen voorschotten nog geen opbrengst en voor de koper zijn voorschotten nog geen aankoop of kost.
De verkoper heeft immers de levering nog niet uitgevoerd of de dienst nog niet gepresteerd en de koper heeft nog niets ontvangen of verbruikt.
Daarom worden bij de koper deze voorschotten tijdelijk geboekt op de rekening "406 - Vooruitbetalingen". Tot de levering is uitgevoerd of de dienst is gepresteerd, is het betaalde voorschot immers een vordering op de leverancier.
De verkoper daarentegen gebruikt rekening 46 - Vooruitbetalingen op bestellingen
Voorbeeld
Bij het afsluiten van een verkoopovereenkomst van goederen met een waarde van € 5000 wordt een voorschot gefactureerd ter waarde van € 1000.
Deze goederen zullen pas op een latere datum worden geleverd. De voorschotfactuur bedraagt dus € 1000 + 21 % btw = € 1210.
Journaalposten
Bij de ontvangst van de voorschotfactuur
| Debit | 406 - Vooruitbetalingen | € 1000 |
| Debit | 411 - Terug te vorderen btw | € 210 |
| Credit | 440 - Leveranciers | € 1210 |
Bij betaling van het voorschot
| Debit | 440 - Leveranciers | € 1210 |
| Credit | 55 - Bankrekening | € 1210 |
Bij de ontvangst van de eindfactuur
| Debit | 61 - Diensten en diverse goederen | € 4000 |
| Debit | 411 - Terug te vorderen btw | € 840 |
| Credit | 440 - Leveranciers | € 4840 |
| Debit | 61 - Diensten en diverse goederen | € 1000 |
| Credit | 406 - Vooruitbetalingen | € 1000 |