Het komt vaak voor dat voorschotten worden gefactureerd voor bestellingen, leveringen of diensten.
Voor de verkoper zijn ontvangen voorschotten nog geen opbrengst en voor de koper zijn voorschotten nog geen aankoop of kost.
De verkoper heeft immers de levering nog niet uitgevoerd of de dienst nog niet gepresteerd en de koper heeft nog niets ontvangen of verbruikt.
Daarom worden bij de verkoper deze voorschotten tijdelijk geboekt op de rekening "46 - Vooruitbetalingen op bestellingen". Tot de levering is uitgevoerd of de dienst is gepresteerd, heeft de onderneming immers een schuld tegenover de klant, tot datum van de effectieve levering.
De koper daarentegen gebruikt de rekening 406 - Vooruitbetalingen
Voorbeeld
Bij het afsluiten van een verkoopovereenkomst van goederen met een waarde van € 5000 wordt een voorschot gefactureerd ter waarde van € 1000.
Deze goederen zullen pas op een latere datum worden geleverd. De voorschotfactuur bedraagt dus € 1000 + 21 % btw = € 1210.
Journaalposten
Bij facturatie van het voorschot
| Debit | 400 - Handelsdebiteuren | € 1210 |
| Credit | 46 - Ontvangen vooruitbetalingen | € 1000 |
| Credit | 451 - Te betalen BTW | € 210 |
Bij ontvangst van het voorschot
| Debit | 55 - Bankrekening | € 1210 |
| Credit | 400 - Handelsdebiteuren | € 1210 |
Bij eindfacturatie
| Debit | 400 - Handelsdebiteuren | € 4840 |
| Credit | 70 - Omzet | € 4000 |
| Credit | 451 - Te betalen BTW | € 840 |
| Debit | 46 - Ontvangen vooruitbetalingen | € 1000 |
| Credit | 70 - Omzet | € 1000 |